FAQ Diensten

Advies en begeleiding

De Evadoc consulent is beschikbaar voor advies en ondersteuning in verband uw archief

Wat kost advies van Evadoc?

Algemene adviezen kunnen meestal per mail of telefonisch worden behandeld en zijn kosteloos.
Een eerste adviserend plaatsbezoek is altijd gratis. Voor meer begeleiding ter plekke wordt een vergoeding gevraagd, gebaseerd op verplaatsingskosten en tijdsinzet. Hiervoor wordt op voorhand een kostenraming opgesteld.

Wanneer is de Evadoc consulent beschikbaar?

Vanwege de beperkte financiële mogelijkheden is het consulentschap vooralsnog een deeltijdse betrekking. De consulent is in principe beschikbaar op maandag, woensdag en vrijdag. Indien dit een onoverkomelijke hindernis zou vormen, wordt samen gekeken naar een alternatief.

Studiedagen en workshops

Wat organiseren jullie?

Elk jaar participeert Evadoc aan de Studie- en ontmoetingsdag voor vrijwilligers in kerkelijke en religieuze archieven van KADOC-KU Leuven. Hoewel de meerderheid van de deelnemers actief is in rooms-katholieke parochies, is de inhoud van de lezingen in de voormiddag doorgaans ook toepasselijk voor protestantse en evangelische kerken en gemeenten. Daarnaast is ook altijd vorming op maat mogelijk. Hiervoor kunt u met ons contact opnemen via het reactieformulier of via ons mailadres.

Een overzicht van eerder georganiseerde studiedagen en workshops vindt u hier.

Wanneer is de volgende studiedag of workshop?

Een overzicht van toekomstige studiedagen of workshops, georganiseerd door Evadoc of waaraan Evadoc participeert vindt u in onze agenda. Interessant vormingsaanbod van derden wordt hier eveneens aangekondigd.

Stages en vrijwilligerswerk

Kan ik stagelopen bij Evadoc?

Ja, dat is mogelijk. Indien u hiervoor interesse heeft, kunt u dit melden via het contactformulier. Wij zullen vervolgens zo snel mogelijk uw aanbod bekijken.

Kan ik vrijwilliger worden bij Evadoc?

Dat is mogelijk. Een deel van het vrijwilligerswerk moet in onze faciliteiten te Leuven gebeuren. Maar er zijn ook mogelijkheden om van thuis uit bij te dragen aan de missie van Evadoc, het documenteren en ontsluiten van protestants-evangelisch Erfgoed te Vlaanderen (in zijn Belgische en internationale context). Mocht u hierin geïnteresseerd zijn, dan kunt u contact opnemen via het contactformulier.

Collecties

Kan ik mijn oude boeken, brochures, tijdschriften, posters etc. bij jullie binnenbrengen?

Wij nemen enkel erfgoed op dat binnen ons collectieplan past. Als wij het aangeboden materiaal niet kunnen gebruiken, dan zijn wij altijd bereid mee te zoeken naar een andere herbestemming. Kortom, bezit u materiaal waarvan u denkt dat het een verrijking van onze collectie is, aarzel dan niet om met ons contact op te nemen.

Kan ik mijn/ons archief bij jullie onderbrengen?

Wij nemen enkel erfgoed op dat binnen ons collectieplan past. Als wij het aangeboden materiaal niet kunnen gebruiken, dan zijn wij altijd bereid mee te zoeken naar een andere herbestemming. Kortom, bezit u materiaal waarvan u denkt dat het een verrijking van onze collectie is, aarzel dan niet om met ons contact op te nemen.

Als wij het archief onder onze hoede nemen, wordt er een contract opgesteld waarin alle afspraken inzake het archief zijn opgenomen. Past uw archief of materiaal beter in een andere erfgoedinstelling, dan zullen we u desgewenst het nodige advies verstrekken.

Doorgaans wordt archief aan Evadoc in beheer gegeven. Hierbij blijft de archiefvormer eigenaar, en beslist dus ook over het al dan niet inzage geven van de stukken aan derden. Evadoc kan desgewenst de eigenaar adviseren bij de beslissing.

Archieven van organisaties of kerken die niet meer bestaan worden normaliter aan Evadoc geschonken. Dat betekent dat Evadoc beslist over de verzoeken tot inzage van stukken uit deze archieven.

Zijn er kosten verbonden aan het onderbrengen van archief bij Evadoc?

Het ontsluiten en bewaren van papieren en digitaal archief kost geld. De opslag van het digitale archief gebeurt aan 3€ per gigabyte per jaar. Het gaat hier om een telling van het aantal bytes na schoning en selectie. De kostprijs voor de opslag van papieren archief gebeurt in onderling overleg. In beide gevallen wordt de kostprijs opgenomen in het contract.

Hoe moet ik mijn (digitaal) archief aanleveren?

De consulent zal u adviseren en helpen het archief op de juiste manier aan te leveren.

Wat met privacy en gevoelige informatie?

Veel mensen aarzelen om stukken mee te geven die persoonlijke of gevoelige informatie bevatten. Toch is dit materiaal op lange termijn van onschatbare waarde. Niet alleen zorgt dit later voor een accuraat inzicht in de geschiedenis, er kunnen mogelijk ook lessen worden getrokken uit die geschiedenis. Om de privacy van de betrokkenen te bewaken, wordt dit materiaal wel bewaard, maar voorlopig niet toegankelijk gemaakt. Pas 75-100 jaar na dato kunnen dergelijke stukken worden ingekeken. Ook hierin kan de consulent u met raad en daad bijstaan.